{"id":14905,"date":"2023-12-01T11:00:00","date_gmt":"2023-12-01T14:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.agenciainfra.com\/blog\/?p=14905"},"modified":"2023-12-03T13:01:16","modified_gmt":"2023-12-03T16:01:16","slug":"processos-paperless-e-produtividade-no-canteiro-de-obras","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/agenciainfra.com\/blog\/processos-paperless-e-produtividade-no-canteiro-de-obras\/","title":{"rendered":"Processos \u201cpaperless\u201d e produtividade no canteiro de obras"},"content":{"rendered":"\n

Arnaldo Cavalcanti* e Daniel Lepikson**<\/strong><\/p>\n\n\n\n

O uso generalizado de pap\u00e9is est\u00e1 contribuindo para a insustentabilidade ambiental global. O r\u00e1pido crescimento econ\u00f4mico ocasionou um incremento na demanda de papel nos locais de trabalho em uma escala global, provocando o aumento na produ\u00e7\u00e3o e no volume consumido. A tend\u00eancia de consumo crescente (como ilustrado na figura abaixo) pode se tornar insustent\u00e1vel, uma vez que a produ\u00e7\u00e3o industrial de papel traz impactos ecol\u00f3gicos significativos, decorrentes da libera\u00e7\u00e3o de toxinas perigosas e nocivas para o meio ambiente.<\/p>\n\n\n\n

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Estimativa global de consumo de papel em milh\u00f5es de toneladas, no per\u00edodo de 2021 a 2032 (previs\u00e3o). Fonte: https:\/\/www.statista.com\/<\/a><\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Neste cen\u00e1rio, o conceito de processos \u201cpaperless<\/em>\u201d (sem papel) tem ganhado relev\u00e2ncia. Em que consiste e como aplic\u00e1-lo? Quais os impactos na produtividade e os benef\u00edcios para o meio ambiente? Estas quest\u00f5es s\u00e3o exploradas no presente artigo, que apresenta ainda um caso pr\u00e1tico de aplica\u00e7\u00e3o cujo resultado foi muito eficaz, relacionado ao tr\u00e2mite digital de documentos utilizados em rotinas internas em um canteiro de obras da OEC (Odebrecht Engenharia e Constru\u00e7\u00e3o). Trata-se do Prosub (Programa de desenvolvimento de submarinos da Marinha do Brasil).<\/p>\n\n\n\n

O Prosub \u00e9 parte da Estrat\u00e9gia Nacional de Defesa, lan\u00e7ada em 2008, a qual prev\u00ea a constru\u00e7\u00e3o de cinco submarinos (sendo um deles de propuls\u00e3o nuclear) e da infraestrutura necess\u00e1ria (estaleiro e Base Naval), no munic\u00edpio de Itagua\u00ed (MG). A OEC faz parte do cons\u00f3rcio designado para constru\u00e7\u00e3o dos submarinos e \u00e9 respons\u00e1vel pela constru\u00e7\u00e3o do estaleiro e da Base Naval (Contrato Prosub EBN).<\/p>\n\n\n\n

O Conceito \u201cpaperless<\/em>\u201d<\/strong>
No cotidiano, somos constantemente expostos a uma variedade de documentos em papel, tais como recibos de compra, notas fiscais de recebimento, contratos de aquisi\u00e7\u00e3o, formul\u00e1rios, cart\u00f5es de visita, entre outros, e todos esses documentos implicam em um custo ambiental.<\/p>\n\n\n\n

O conceito de um local de trabalho sem papel n\u00e3o \u00e9 novo (Pennix & Penn, 2017). Surgiu ap\u00f3s a populariza\u00e7\u00e3o do uso de computadores nos locais de trabalho. Embora a maior parte das empresas e escrit\u00f3rios sejam hoje plenamente capazes de trabalhar sem papel, ainda h\u00e1 v\u00e1rios locais que resistem a esta mudan\u00e7a e ainda dependem do documento f\u00edsico como ve\u00edculo de informa\u00e7\u00e3o. No conceito \u201cpaperless<\/em>\u201d, a informa\u00e7\u00e3o \u00e9 criada, compartilhada, armazenada e processada digitalmente. Isso envolve a substitui\u00e7\u00e3o de documentos impressos por documentos eletr\u00f4nicos, como arquivos em formato PDF, documentos do Microsoft Word, planilhas eletr\u00f4nicas, normalmente manipulados por meio de sistemas eletr\u00f4nicos de gerenciamento de documentos.<\/p>\n\n\n\n

Um local de trabalho que adota processos \u201cpaperless<\/em>\u201d preserva recursos naturais (\u00e1rvores, \u00e1gua) e evita a emiss\u00e3o de CO2<\/sub> oriundo do processo de produ\u00e7\u00e3o do papel.<\/p>\n\n\n\n

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Expans\u00e3o de florestas \u00d7 Desflorestamento (1990-2020) – Fonte: https:\/\/www.weforum.org\/<\/a><\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Os principais benef\u00edcios do conceito \u201cpaperless<\/em>\u201d<\/strong>
A tr\u00e1gica pandemia de Covid-19 que assolou o mundo em 2020 teve conseq\u00fc\u00eancias terr\u00edveis para humanidade, mas serviu tamb\u00e9m para impulsionar empresas e funcion\u00e1rios a se adaptarem ao trabalho \u00e0 dist\u00e2ncia. Muitas empresas que dependiam de documentos em papel tiveram grandes desafios, pela necessidade de consultar arquivos f\u00edsicos em processos de tomada de decis\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Entre os principais benef\u00edcios do conceito \u201cpaperless<\/em>\u201d, destacam-se:<\/p>\n\n\n\n

Economia de tempo<\/span>: Uma das desvantagens de um local de trabalho que utiliza documentos f\u00edsicos \u00e9 o tempo empreendido nas atividades de arquivamento, classifica\u00e7\u00e3o e consulta, que poderia ser melhor utilizado, em atividades mais produtivas. Em um arquivo digital, todos os documentos s\u00e3o protegidos e armazenados com seguran\u00e7a em nuvem. O sistema GED (Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos) \u00e9 uma ferramenta poderosa que pode identificar rapidamente um documento procurado.<\/p>\n\n\n\n

Economia de espa\u00e7o e recursos<\/span>: Um dos principais benef\u00edcios do conceito paperless para empresas \u00e9 a economia significativa de espa\u00e7o f\u00edsico. A elimina\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos e a redu\u00e7\u00e3o do consumo de papel resultam em menos necessidade de espa\u00e7o de armazenamento. Al\u00e9m disso, a redu\u00e7\u00e3o de custos associados \u00e0 compra de papel, tinta e impressoras \u00e9 significativa.<\/p>\n\n\n\n

Acesso e compartilhamento mais eficientes<\/span>: Documentos digitais podem ser acessados e compartilhados de maneira r\u00e1pida e eficiente. Isso melhora a colabora\u00e7\u00e3o entre equipes, reduzindo a necessidade de c\u00f3pias f\u00edsicas e de transporte de documentos.<\/p>\n\n\n\n

Redu\u00e7\u00e3o de erros<\/span>: Os processos digitais s\u00e3o menos propensos a erros humanos e perdas de documentos. Os sistemas \u201cpaperless<\/em>\u201d muitas vezes incluem recursos de rastreamento e controle de vers\u00e3o, garantindo a precis\u00e3o e integridade dos documentos.<\/p>\n\n\n\n

Mobilidade e flexibilidade<\/span>: Documentos digitais podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, o que permite maior mobilidade e flexibilidade para os funcion\u00e1rios. Isso \u00e9 especialmente importante em raz\u00e3o da tend\u00eancia crescente de ambientes de trabalho remotos.<\/p>\n\n\n\n

Seguran\u00e7a e backup<\/span>: A seguran\u00e7a dos documentos digitais pode ser facilmente gerenciada, com a possibilidade de criptografia e backups regulares. Isso protege a informa\u00e7\u00e3o contra perdas devido a desastres naturais, inc\u00eandios ou roubo.<\/p>\n\n\n\n

Economia de Dinheiro<\/span>: Locais de trabalho sem papel s\u00e3o mais eficientes e econ\u00f4micos. Trabalhar com arquivos em papel requer recursos extras para manuten\u00e7\u00e3o de estoques de papel, impressoras, tinta, postagem e armazenamento. Em ambientes \u201cpaperless<\/em>\u201d, esses insumos (e os recursos correspondentes) n\u00e3o s\u00e3o mais necess\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n

Processos \u201cpaperless<\/em>\u201d em empresas de constru\u00e7\u00e3o<\/strong>
A migra\u00e7\u00e3o para o ambiente \u201cpaperless<\/em>\u201d j\u00e1 trouxe resultados tang\u00edveis para muitas empresas. Este conceito seria aplic\u00e1vel em uma empresa de constru\u00e7\u00e3o pesada? Que particularidades devem ser levadas em conta nesta an\u00e1lise?<\/p>\n\n\n\n

Grandes empresas do setor de infraestrutura normalmente disp\u00f5em de canteiros de obras de grandes dimens\u00f5es, com um n\u00famero elevado de empregados dispersos. Qualquer intera\u00e7\u00e3o presencial entre eles exige que se percorram grandes dist\u00e2ncias. Neste contexto, a substitui\u00e7\u00e3o do papel por um meio digital traz certamente muitas vantagens, economia de tempo e de recursos significativos.<\/p>\n\n\n\n

A fragilidade do papel em certos ambientes exige ainda o controle e gerenciamento dos arquivos f\u00edsicos para consulta e armazenamento seguro, com custos adicionais elevados decorrentes de log\u00edstica, com risco de perda ou dano de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Recentemente a OEC passou a adotar em suas obras o conceito \u201cpaperless<\/em>\u201d, uma iniciativa que tem gerado resultados muito satisfat\u00f3rios para a empresa. Esta experi\u00eancia e abordada com mais detalhes na seq\u00fc\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Um caso de sucesso na OEC<\/strong>
A OEC \u00e9 atualmente a maior empresa de constru\u00e7\u00e3o do Brasil, com atua\u00e7\u00e3o nos segmentos de constru\u00e7\u00e3o civil pesada e infraestrutura, montagem e manuten\u00e7\u00e3o de empreendimentos industriais. Com sede no Brasil, a empresa atende hoje prioritariamente quatro mercados: Brasil, Angola, Peru e Estados Unidos. Tem no seu portf\u00f3lio obras emblem\u00e1ticas e complexas, como o Metr\u00f4 da Linha Amarela de S\u00e3o Paulo, o novo est\u00e1dio do Maracan\u00e3, a termoel\u00e9trica de Santa Cruz (RJ), o Prosub, estaleiro da base naval da marinha do Brasil para a constru\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o de submarinos, entre outras.<\/p>\n\n\n\n

Obras deste porte est\u00e3o instaladas tipicamente em canteiros de grandes dimens\u00f5es e envolvem muitas pessoas distribu\u00eddas em diversos departamentos e \u00e1reas operacionais. As atividades di\u00e1rias requerem a ado\u00e7\u00e3o de protocolos, normativas e procedimentos que exigem o uso do papel na gest\u00e3o de rotinas internas (auditorias, requerimentos, comunica\u00e7\u00e3o interna, etc.), gerando centenas de formul\u00e1rios, registros e documentos impressos que circulam pelos departamentos e, em alguns casos, transitam diariamente pelo canteiro para coletas de assinaturas dos profissionais envolvidos nos processos.<\/p>\n\n\n\n

O Prosub-EBN se enquadra muito bem na descri\u00e7\u00e3o acima. A obra ocupa uma \u00e1rea de 508 mil m\u00b2, com atividades simult\u00e2neas em tr\u00eas canteiros distintos e algumas centenas de empregados nos mais diversos cargos e fun\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m dos desafios inerentes a obras dessa dimens\u00e3o, somam-se as atividades necess\u00e1rias para manter os processos e os documentos por eles gerados em conformidade, algo que normalmente exige uma coleta de assinaturas dos profissionais envolvidos em cada atividade, uma rotina trabalhosa que demanda muito tempo. O processo tradicional de coleta de assinaturas \u00e9 tipicamente moroso e ineficiente: requer a impress\u00e3o de documentos e a coleta manual de assinaturas, com um consumo excessivo de papel (original e c\u00f3pias), al\u00e9m do tempo requerido nos deslocamentos frequentes de funcion\u00e1rios pelo canteiro e a demanda por espa\u00e7o para arquivamento. Acrescente-se ainda as dificuldades inerentes na gest\u00e3o e rastreamento do \u201cstatus<\/em>\u201d desses documentos f\u00edsicos, dificultando a identifica\u00e7\u00e3o dos funcion\u00e1rios que ainda precisavam assin\u00e1-los, contribuindo com mais atrasos nestes processos.<\/p>\n\n\n\n

Na busca por maior produtividade e efici\u00eancia no tr\u00e2mite de documentos e na coleta de assinaturas, o Prosub optou pelo emprego de um software no mercado brasileiro que congrega o gerenciamento de documentos de forma digital com a for\u00e7a legal da assinatura eletr\u00f4nica\/digital, desenvolvido pela startup Fast4Sign.<\/p>\n\n\n\n

Produtividade alcan\u00e7ada<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Histograma com a evolu\u00e7\u00e3o do processo de digitaliza\u00e7\u00e3o. Fonte: Pesquisa obtida pela equipe de gest\u00e3o operacional do Prosub.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Economia de tempo<\/span>: Antes da mudan\u00e7a, o processo era demasiadamente lento, por envolver etapas como impress\u00e3o, coleta de assinaturas manuais, digitaliza\u00e7\u00e3o e arquivamento f\u00edsico. Com a implementa\u00e7\u00e3o da assinatura digital, reduziu-se significativamente o tempo gasto no tr\u00e2mite de cada documento. A t\u00edtulo de exemplo, com a elimina\u00e7\u00e3o das etapas de impress\u00e3o e digitaliza\u00e7\u00e3o, houve uma economia total de 960 horas de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Otimiza\u00e7\u00e3o dos fluxos de trabalho<\/span>: Com a assinatura digital, ganhou-se mais agilidade e efici\u00eancia nos fluxos de trabalho, pois os documentos passaram a ser assinados de forma remota e praticamente instant\u00e2nea. Eliminou-se a necessidade de deslocamentos f\u00edsicos, algo que se traduziu em um aumento not\u00e1vel de produtividade, rapidez e efici\u00eancia das equipes, como ocorreu por exemplo, na libera\u00e7\u00e3o de materiais para as frentes de servi\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n

Recursos e instala\u00e7\u00f5es<\/span>: N\u00e3o houve custos ou demandas adicionais referentes a novas aquisi\u00e7\u00f5es ou instala\u00e7\u00f5es, j\u00e1 que n\u00e3o foi necess\u00e1rio adquirir insumos ou equipamentos novos para a utiliza\u00e7\u00e3o da plataforma e implementa\u00e7\u00e3o do sistema. Utilizaram-se os recursos j\u00e1 dispon\u00edveis, como os computadores de cada colaborador e os telefones corporativos.<\/p>\n\n\n\n

Sustentabilidade ambiental<\/span>: A transi\u00e7\u00e3o para o processo de assinaturas digitais \u00e9 uma iniciativa que favorece a sustentabilidade. De fato, ao se eliminar a necessidade de impress\u00f5es em papel e a coleta f\u00edsica de assinaturas, reduziu-se substancialmente a \u201cpegada de carbono\u201d nessas rotinas. Portanto, a melhoria de processos atrav\u00e9s do emprego de tecnologia trouxe, al\u00e9m da efici\u00eancia, benef\u00edcios para a preserva\u00e7\u00e3o de recursos naturais que contribuem para um futuro mais sustent\u00e1vel. Essa iniciativa demonstra o compromisso da OEC com a sustentabilidade ambiental e a responsabilidade corporativa, em linha com os objetivos ESG (Ambiental, Social e Governan\u00e7a).<\/p>\n\n\n\n

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Gr\u00e1ficos extra\u00eddos da plataforma da Fast4Sign com indicativos de sustentabilidade, referentes \u00e0s opera\u00e7\u00f5es realizadas o Prosub.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Nesse curto per\u00edodo de implementa\u00e7\u00e3o, j\u00e1 \u00e9 poss\u00edvel observar um grande impacto na pegada de carbono do projeto, com uma redu\u00e7\u00e3o de aproximadamente 480 tCO2<\/sub>eq.<\/p>\n\n\n\n

Coment\u00e1rios finais<\/strong>
A experi\u00eancia vem demonstrando que a ado\u00e7\u00e3o do conceito \u201cpaperless<\/em>\u201d traz muitos benef\u00edcios para as empresas que adotam esta tecnologia, relacionados \u00e0 economia de espa\u00e7o e recursos, ganho de efici\u00eancia, menor probabilidade de erros e maior flexibilidade. Al\u00e9m disso, a utiliza\u00e7\u00e3o de processos digitais contribui significativamente para a preserva\u00e7\u00e3o do meio ambiente, economizando recursos naturais e reduzindo as emiss\u00f5es de carbono.<\/p>\n\n\n\n

A aplica\u00e7\u00e3o desta tecnologia em empresas de constru\u00e7\u00e3o pesada auferiu excelentes resultados, ratificando os coment\u00e1rios acima, com potencial de aplica\u00e7\u00e3o em qualquer tipologia de obra e nos mais variados processos. Os casos de sucesso aqui mencionados demonstram que a migra\u00e7\u00e3o de processos tradicionais para o conceito \u201cpaperless<\/em>\u201d \u00e9 uma estrat\u00e9gia promissora e vantajosa, tanto do ponto de vista econ\u00f4mico quanto ambiental, pass\u00edvel de ser implementada em empresas dos mais diversos setores da economia.<\/p>\n\n\n\n

*Arnaldo Cavalcanti \u00e9 graduado em computa\u00e7\u00e3o pela Fatene (Faculdade Terra Nordeste), com MBA em gest\u00e3o empresarial pela FGV-SP (Funda\u00e7\u00e3o Getulio Vargas – S\u00e3o Paulo) e MBA em Intelig\u00eancia Artificial pela FIAP (Faculdade de Inform\u00e1tica e Administra\u00e7\u00e3o Paulista<\/strong><\/strong>). \u00c9 fundador e CEO da startup Fast4Sign, que possui mais de 22 mil usu\u00e1rios em todo o territ\u00f3rio brasileiro.<\/strong><\/strong><\/strong><\/strong><\/h6>\n\n\n\n
**Daniel Lepikson \u00e9 engenheiro mec\u00e2nico e civil, mestre e doutor em Engenharia Civil pela Escola Polit\u00e9cnica da USP (Universidade de S\u00e3o Paulo). \u00c9 Head de Inova\u00e7\u00e3o da OEC (Odebrecht Engenharia e Constru\u00e7\u00e3o).<\/strong><\/strong><\/h6>\n\n\n\n
As opini\u00f5es dos autores n\u00e3o refletem necessariamente o pensamento da Ag\u00eancia iNFRA, sendo de total responsabilidade do autor as informa\u00e7\u00f5es, ju\u00edzos de valor e conceitos descritos no texto.<\/h5>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Arnaldo Cavalcanti* e Daniel Lepikson** O uso generalizado de pap\u00e9is est\u00e1 contribuindo para a insustentabilidade ambiental global. O r\u00e1pido crescimento econ\u00f4mico ocasionou um incremento na demanda de papel nos locais de trabalho em uma escala global, provocando o aumento na produ\u00e7\u00e3o e no volume consumido. 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